PIM — kiedy potrzebujesz zarządzania danymi produktowymi

System PIM (Product Information Management) to narzędzie, o którym większość firm handlowych i produkcyjnych zaczyna myśleć w podobnym momencie — gdy liczba produktów i kanałów sprzedaży przerasta możliwości arkusza kalkulacyjnego, a te same dane o produkcie trzeba wpisywać osobno w sklepie internetowym, na Allegro, w systemie ERP i w katalogu drukowanym. Dopóki oferta liczy kilkadziesiąt pozycji i jeden kanał sprzedaży, ręczne zarządzanie danymi produktowymi jest w pełni wykonalne. Problem pojawia się wtedy, gdy skala rośnie szybciej niż procesy porządkujące dane.

W tym artykule wyjaśniamy, czym właściwie jest system PIM, jakie sygnały wskazują, że warto go wdrożyć, jakie funkcje są w nim najważniejsze oraz jak wygląda jego integracja z ERP, CRM i kanałami sprzedaży. Chodzi o to, aby ocenić, czy w Twojej firmie moment na wdrożenie PIM już nadszedł, czy jeszcze przed Tobą.

Czym jest system PIM

System PIM to centralne miejsce, w którym przechowywane są wszystkie informacje o produktach firmy — nazwy, opisy, parametry techniczne, zdjęcia, dokumenty, tłumaczenia na inne języki oraz reguły, które określają, jak te dane mają być prezentowane w poszczególnych kanałach sprzedaży. Zamiast trzymać te informacje rozproszone po arkuszach, systemie ERP i panelach poszczególnych platform sprzedażowych, firma zarządza nimi w jednym miejscu, a stamtąd rozsyła je dalej.

Warto odróżnić system PIM od systemu ERP. ERP odpowiada przede wszystkim za dane transakcyjne i logistyczne — stany magazynowe, ceny, zamówienia, rozliczenia. System PIM koncentruje się na treści opisującej produkt, czyli na tym, co klient widzi i czyta, zanim podejmie decyzję zakupową. Oba systemy się uzupełniają, ale rozwiązują inny problem, dlatego rzadko da się jednym zastąpić drugi.

Jak rozpoznać, że potrzebujesz systemu PIM

Nie każda firma potrzebuje systemu PIM od razu. W wielu przypadkach arkusz kalkulacyjny lub moduł produktowy w ERP wystarcza przez długi czas. Poniżej kilka sygnałów, które w praktyce najczęściej poprzedzają decyzję o wdrożeniu takiego systemu.

• Te same dane produktowe trzeba wpisywać ręcznie w kilku miejscach — na przykład osobno w sklepie internetowym, osobno na marketplace'ach, osobno w systemie do druku katalogów.
• Opisy i parametry produktów różnią się między kanałami sprzedaży, bo aktualizacja w jednym miejscu nie jest automatycznie przenoszona do pozostałych.
• Wprowadzenie nowego produktu do oferty zajmuje kilka dni pracy kilku osób, zamiast być procesem jednorazowego wprowadzenia danych.
• Katalog produktów regularnie się powiększa — poprzez rozwój asortymentu własnego, dodanie nowych dostawców lub wejście na kolejne rynki sprzedaży.
• Firma sprzedaje w wielu kanałach jednocześnie i chce mieć pewność, że klient widzi spójne dane niezależnie od tego, gdzie trafi na ofertę.

Jeśli firma sprzedaje jednocześnie we własnym sklepie internetowym i na platformach zewnętrznych, problem spójności danych produktowych bywa szczególnie odczuwalny — piszemy o nim szerzej w artykule o sprzedaży na Allegro, Amazon i eBay z jednego panelu, gdzie pokazujemy, jak wygląda zarządzanie ofertą rozproszoną po kilku marketplace'ach.

Kluczowe funkcje systemu PIM

Zakres funkcji systemu PIM zależy od wielkości katalogu produktów i liczby kanałów sprzedaży, ale kilka elementów pojawia się w praktyce niemal zawsze.

Jedno źródło prawdy o produkcie

Każdy produkt ma jeden zestaw danych podstawowych — nazwę, opis, parametry, zdjęcia — który jest punktem wyjścia dla wszystkich kanałów sprzedaży. Zmiana wprowadzona raz jest widoczna wszędzie tam, gdzie dane są wykorzystywane.

Zarządzanie atrybutami i kategoriami

Produkty z różnych kategorii mają różne zestawy parametrów — inne dla odzieży, inne dla elektroniki, inne dla materiałów budowlanych. System PIM pozwala zdefiniować te zestawy raz i przypisywać je do odpowiednich kategorii produktowych, zamiast ustalać strukturę danych osobno dla każdego produktu.

Reguły publikacji dla poszczególnych kanałów

Nie każdy kanał sprzedaży potrzebuje dokładnie tych samych danych w tej samej formie. System PIM pozwala określić, które informacje i w jakim formacie trafiają do sklepu internetowego, które do marketplace'u, a które na przykład do katalogu drukowanego czy oferty B2B.

Kontrola jakości i kompletności danych

Dobry system PIM sygnalizuje braki — produkt bez zdjęcia, bez opisu w danym języku albo bez wymaganego parametru — zanim trafi on do sprzedaży w danym kanale. To pozwala uniknąć sytuacji, w której klient widzi niekompletną kartę produktu.

Wersjonowanie i tłumaczenia

Firmy sprzedające na kilka rynków potrzebują zarządzania wieloma wersjami językowymi tych samych danych oraz historii zmian, aby wiedzieć, kto i kiedy zaktualizował dany opis lub parametr.

System PIM a integracja z ERP, CRM i kanałami sprzedaży

Sam system PIM, działający w oderwaniu od pozostałych systemów firmy, rozwiązuje tylko część problemu. Pełną wartość przynosi dopiero wtedy, gdy jest połączony z resztą infrastruktury — systemem ERP, z którego pobiera dane o dostępności i cenach, systemem CRM, w którym mogą być wykorzystywane dane produktowe przy obsłudze klienta, oraz kanałami sprzedaży, do których dane trafiają automatycznie zamiast być wklejane ręcznie.

W praktyce integracja ta bywa najbardziej wymagającą częścią projektu — trzeba ustalić, które dane są „źródłem prawdy” w którym systemie i co ma się stać, gdy dane z dwóch źródeł są ze sobą sprzeczne. To dokładnie to samo wyzwanie, które opisujemy przy okazji wdrażania platform B2B — więcej znajdziesz w artykule o cyfryzacji sprzedaży hurtowej, gdzie integracja z ERP, PIM i CRM jest jednym z kluczowych elementów projektu. Jeśli zastanawiasz się, jak podejść do takiego połączenia systemów w Twojej firmie, sprawdź naszą ofertę integracji ERP, PIM i CRM.

Warto też pamiętać, że wdrożenie systemu PIM to dobra okazja, aby uporządkować szerszy proces zarządzania danymi w firmie. Jeśli firma dopiero zaczyna myśleć o uporządkowaniu procesów wewnętrznych, warto zajrzeć do artykułu automatyzacja procesów — od czego zacząć, w którym pokazujemy, jak wybrać pierwszy obszar do uporządkowania, zanim rozszerzy się go na bardziej złożone systemy.

Jak wdrożyć system PIM krok po kroku

Wdrożenie systemu PIM nie musi obejmować od razu całego katalogu produktów i wszystkich kanałów sprzedaży. Bezpieczniejsze jest podejście etapowe, które pozwala ograniczyć ryzyko i szybciej zauważyć, co wymaga poprawy.

1. Audyt obecnego stanu danych produktowych. Trzeba sprawdzić, gdzie dziś znajdują się dane o produktach, w jakim są stanie i jak bardzo różnią się między kanałami sprzedaży.
2. Ustalenie struktury kategorii i atrybutów. To etap, na którym określa się, jakie parametry są potrzebne dla poszczególnych grup produktów i jak mają być one zorganizowane w systemie.
3. Migracja danych z obecnych źródeł. Przeniesienie danych z arkuszy, systemu ERP lub innych narzędzi do nowego systemu PIM, wraz z uzupełnieniem brakujących informacji.
4. Integracja z ERP, CRM i kanałami sprzedaży. Podłączenie systemu PIM do pozostałych systemów firmy, tak aby dane były aktualizowane automatycznie, a nie ręcznie.
5. Test na wybranej grupie produktów lub kategorii. Zanim system obejmie cały katalog, warto sprawdzić proces na jednej kategorii i zebrać uwagi zespołu odpowiedzialnego za dane produktowe.
6. Stopniowe rozszerzanie na kolejne kategorie i kanały. Po ustabilizowaniu podstawowego procesu system PIM obejmuje kolejne części katalogu i kolejne kanały sprzedaży.

Takie podejście pozwala zespołowi oswoić się z nowym narzędziem i uniknąć sytuacji, w której duży projekt wdrożeniowy utyka na etapie porządkowania danych obejmujących cały katalog naraz.

Najczęstsze pytania

Czym różni się system PIM od ERP?

ERP zarządza danymi transakcyjnymi — stanami magazynowymi, cenami, zamówieniami i rozliczeniami. System PIM koncentruje się na treści opisującej produkt, czyli na nazwach, opisach, parametrach i zdjęciach. Oba systemy się uzupełniają, ale nie zastępują się wzajemnie.

Czy mała firma z kilkudziesięcioma produktami potrzebuje systemu PIM?

Zwykle nie od razu. Przy niewielkim katalogu i jednym lub dwóch kanałach sprzedaży arkusz kalkulacyjny lub moduł produktowy w ERP w zupełności wystarcza. Potrzeba systemu PIM pojawia się, gdy rośnie liczba produktów, kanałów sprzedaży lub wersji językowych oferty.

Czy system PIM da się wdrożyć bez integracji z ERP?

Technicznie tak, ale w praktyce znacznie ogranicza to jego wartość — dane o dostępności i cenach trzeba wtedy nadal aktualizować ręcznie w dwóch miejscach. Integracja z ERP jest zwykle jednym z pierwszych etapów rozwoju systemu PIM, nawet jeśli nie startuje się od niej w pierwszym dniu projektu.

Ile trwa wdrożenie systemu PIM?

Zależy od wielkości katalogu produktów, liczby kategorii i atrybutów oraz liczby integracji z innymi systemami. Podejście etapowe — start od jednej kategorii produktów i podstawowego zakresu integracji — pozwala uruchomić pierwszą wersję systemu szybciej niż projekt obejmujący od razu cały katalog.

Czy system PIM przydaje się firmom sprzedającym tylko przez marketplace'y?

Tak, często wręcz szczególnie im, ponieważ każdy marketplace ma własne wymagania dotyczące formatu danych produktowych. System PIM pozwala przygotować dane raz i dostosować ich prezentację do wymagań poszczególnych platform, zamiast wprowadzać je osobno na każdej z nich.

Jeśli rozpoznajesz w swojej firmie sygnały opisane w tym artykule, dobrym krokiem jest sprawdzenie, jak wygląda uporządkowanie danych produktowych i ich integracja z resztą systemów. Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą integracji ERP, PIM i CRM — pomożemy ocenić, czy Twoja firma jest już w momencie, w którym system PIM realnie usprawni pracę zespołu, czy warto najpierw uporządkować inne procesy.